STAJYERİN EL KİTABI
Stajyerlikten Kadroya Geçmek İsteyenler İçin Pratik Tüyolar
Bilindiği gibi üniversitede öğrencilerinin en büyük kaygılarından biri staj bulmaktır. Bulduktan sonra da kısa dönem stajı uzun döneme çevirmek veya mezun olunca o iş yerinde kadroya girebilmeyi hedefliyorlar.
Bir stajyerin tüm o başvuru aşamalarını geçip, staja başladıktan sonra stajın ilk gününden itibaren bir şeyleri de doğru yapması gerek.
1- Sadece iş staj değil herhangi bir yapıya ilk girdiğiniz anda bir süre gözlemlemenizi öneriyorum. Her şirketin bir kültürü vardır. Bu da iş yapma, iletişim, yönetim, üretim, kişiler arası sinerji gibi organizasyonun her faaliyetine yansır. Bir organizasyona ilk girdiğiniz anda gözlem yapmalı, organizasyonun doğasını çok iyi anlamalısınız. Çünkü şirketler yeni işe alımları o kültüre yeni kabul olarak görürler ve yenilerin uyum sağlamasını beklerler.
Yani size verilen işleri, görevleri hatasız olarak yerine getirmeniz başka bir şeydir, şirketteki kültürü anlayıp uyum sağlamak, onlardan biri olmak, o duvarın bir tuğlası olmak başka bir şeydir. İkincisi her zaman birincisinin önündedir. Biz buna uyum süreci diyoruz. İş kanunumuzda bile yer edinen, 2 aylık bir deneme süresi büyük oranda bununla ilgilidir.
2- Uyum sürecini daha kısa sürede olarak atlatmanın ilk yolu büyük resmi görmekten geçer. İnsanı doğada üstün kılan en önemli özelliği de budur, harita okuyabilme ve büyük resmi görebilme. Issız bir adaya düşseydiniz ilk önce adayı tek bakışta görebileceğiniz yüksek bir noktaya çıkardınız. Temiz su kaynağı, av bölgesi, barınma yeri, vahşi hayvanların bulunduğu tehlikeli noktaları tespit ederdiniz.
Aslında kimseyi tanımadığınız yeni bir iş yerine girmek de ıssız bir adaya düşmekten pek farklı değildir, en azından bazen öyle hissettiğiniz anlar olur. Bunu yenmenin en kolay yolu şirketin varsa intranet uygulamasından organizasyon şemasını ve şema içinde biriminizi incelemektir. Kutucuklardaki yöneticileri ve alt kadroları da inceleyin. Yapıyı tanımaya başladıkça içinizdeki ıssız ada hissi azalmaya başladığını göreceksiniz.
Asansörde size günaydın diyen kişi şirketin genel müdürü de olabilir, size birkaç saniyede bir şey sorabilir. Baltayı taşa vurmamış olursunuz.
3- Çalıştığınız birimin faaliyet şemasını öğrenin. İş ilk nerede başlıyor, yani siparişi kim ve hangi birim veriyor, hangi işlemlerden geçiyor? Hangi durumda hangi birimden görüş, onay isteniyor İş sizin birime gelmeden önce kimlerden geçiyor, sizin birimden sonra hangi birime gidiyor? İşe sizin biriminiz tarafından nasıl bir değer katılması bekleniyor? Sizin biriminizin şirket içi müşterisi hangi birimler, sizin hizmet verdiğiniz birimler, işin sizin birimden sonra gittiği birimin en çok şikâyet ettiği konular neler?
Birimde kimin hangi işlem için onay verdiğini, sizin kime bağlı olduğunuzu ve sizden işin hangi kısmının beklendiğini netleştirin. Tüm bu faaliyet şeması içerinde sizden beklenen görev ve sorumluluklar neler? Bunu sizden sorumlu olan uzman / uzman yardımcısı / yöneticiye sorduğunuzda etkilendiğini göreceksiniz.
4- Eski bir söz vardır: “Mevcut pozisyonuna göre değil, hedeflediğin pozisyona göre giyin”, derler. Unvanınız stajyer olabilir, ama sonsuza kadar stajyer kalmayacaksınız. İşinize ve bir sonraki pozisyona geçmeye verdiğiniz önemi, değeri giyiminize gösterdiğiniz özenle göz önüne sunabilirsiniz. Ama şirket kültürünün dışında abartılı bir ciddiyetten söz etmiyorum.
5- Bazı şirketlerde kurum kültürü gereği katı bir hiyerarşik yapı vardır. Bazılarında ise güç mesafesi daha düşüktür, insanlar, unvan ve yaş farkı gözetmeksizin birbirlerine (hanım / bey / abi / abla demeden) isimleriyle hitap ediyor olabilirler. Sizin bu tip hitapları kullanmanızdan rahatsız olurlar mı ya da aksine aranızdaki yaş farkına istinaden sizden beklenti bu yönde mi? Bunu anlamanın en kolay yolu, uygun bir dille sormaktır.
“Burada unvan ve yaş farkı olmadan herkesin birbirine ismiyle hitap ettiğini görüyorum. Buradaki yaşça ve unvan olarak en küçük kişi olarak sizce ben size ve insanlara nasıl hitap etmeliyim?”
6- İnsanların bir üniversite öğrencisinde veya yetiştirilmek üzere işe alınan yeni mezunlarda görmek istedikleri bazı davranışlar vardır. Çoğu zaman sizde yetkinlik aranmaz, yatkınlık aranır. İşin gereği olan yetkinlikleri onlar size zaten kazandıracak. “Ama işe yatkın mı? Bir defa anlatılan konuyu 4 defa daha soracak mı?” Bunun için pozitif bir tutum, mesleğe yönelik tutku, öğrenme merakı, insanlara güven verme, sorumluluk hissi, eğitilebilirlik gibi nitelikleri sizde görmek isterler.
7- Soru sormalısınız. Aldığınız cevaplarla ilgili bir deftere düzenli olarak not tutmalısınız. Çünkü not tutmazsanız unutursunuz. Bir işi öğrenmenin en güzel yolu uygulamadır. Size bir iş verildiğinde önce notlarınıza göz gezdirin ve notlarınızda yazdığı kadarıyla işi yapın. Anlamadığınız, yapamadığınız kısmı ise mutlaka sorun. Ama size daha önce anlatılan bir konuyla ilgili daha hiç başlamadan “ben ne yapacağım şimdi “diye sorarsanız rahatsız olanlar olacaktır. Bunun için en güzeli işi bir noktaya kadar getirip sormaktır.
8- Ne anlattığınızdan daha önemlisi o şeyi nasıl anlattığınızdır. Bir şeyi söylemenin birçok farklı yolu vardır. İnsanlarla iletişim kurarken kimseyi eleştirmeden, onlara kendilerini iyi hissettirerek ve pozitif bir tavırla iletişim kurmalısınız. İnsanlar sizin yüksek zekâ kapasiteniz, okuduğunuz okul, iş kalitenizden daha çok kendilerine ne hissettirdiğinizle ilgilenir.
Aslında durum çok basittir. Hepimiz ilişkilerde eline iğne batınca saatlerce kanayan hemofili hastaları gibiyiz. İnsanların bazı davranışları bize batar. Bize batan insanlardan uzak durmaya, bize batmayan, bizi iyi hissettiren, bizi pamuklara saran insanların yakınında olmaya da özen gösteririz.
Dahası hangi davranışımızın kime battığını da anlamakta da zorlanırız. Bir insanın pat diye bizden uzak durmaya başladığını görür ve ona içerleriz.
9- Bir kaplan, kendi av bölgesinin, bölgedeki değişikliklerin, bölgeye giriş ve çıkışların, diğer hayvanların güçlü ve zayıf yönlerinin, ormandaki tehditlerin farkındadır. Av olarak gördüğü sürülerdeki duygu değişimini bile takip eder, hedef belirler. İş dünyası ormanının da büyük ve küçük kedileri vardır. Bu ormanın da büyük kedileri kendilerinin, içinde bulundukları ortamın, mevcut durumun ve diğer insanların duygu değişimlerinin sürekli farkındadır. Bu öğeleri ve dengeleri sürekli göz önünde bulundururlar.
Bir toplantıda veya olay ve gelişmeler karşısında insanların anlık duygu değişimlerini okuyabilme yeteri kadar çabayla geliştirilebilen bir beceridir.
10- Yaptığınız işin şirket içi ve dışı ne gibi sonuçları olduğunu mutlaka öğrenin. Nihai kullanıcıya / müşteriye sunulan değeri bilirseniz sizin aidiyet duygunuz daha da gelişir.
11- Her iş yerinde görev tanımlarında yazmayan ufak tefek operasyonel işlemler vardır. Sizin de payınıza bunlardan bazıları düşebilir. Yüzünüz düşmesin, pozitif enerjinizde bir değişiklik oluşmasın. Bu tip ufak görevlerle ilgili 2 farklı bakış açısı geliştirme seçeneğiniz var: Angarya olarak görebilirsiniz ya da size daha büyük sorumluluklar verilmesi için kendinizi ispat ve aidiyet hissinizi göstermeniz için bir fırsat olarak da görebilirsiniz.
12- Her iş yerinde süregelen bir iş yapma kültürü vardır. Siz dışarıdan geldiğiniz için kutuya dışarıdan bakabilme şansına sahipsiniz. Üstelik Z kuşağından olduğunuz ve teknolojiyi iyi kullandığınız için kolay ve pratik yöntemler aklınıza gelebilir. O işin nasıl daha farklı bir şekilde yapılabileceğini düşünün, önerin. Bu sizin görev odaklı biri değil, yaptığınız işin sonuçlarıyla ilgili sorumluluk hissi taşıyan, çözüm odaklı ve değer üreten biri olduğunuzu gösterir.
“Aman bana ne, benim işim değil” diye de düşünebilirsiniz elbette. Sosyal yaşamınızda bir sorununuzla ilgili bir şey danışmak için birini arasaydınız, o insan da “aman bana ne” diye düşünseydi, onun sözlü ve sözsüz tavırlarından bunu anlayabilir miydiniz? Anlardınız, herkes de sizin gibi anlayabiliyor.
13- Bu görev veya sorumluluk odağında olmak, fark yaratan bir düşünce ayırımıdır, sonucu belirleyecek derecede önemlidir. Görevinizi hakkıyla yerine getirmekle şirketin hedeflerine ulaşmasından sorumlu hissetmek farklı şeylerdir.
Hepimizin etrafı kendisine verilen görevi en iyi şekilde yerine getirmeye çalışan insanlarla dolu. Ama yaptığı veya yapmadığı şeyin kısa, orta, uzun vadeli sonuçlarını düşünüp kendisini sonuçlardan sorumlu hisseden insanların sayısı çok azdır. Ve iş hayatı tamamen sorumluluk hissi üzerine inşa edilmiştir. Ve hepimiz çevremizde sorumluluk sahibi insanlar görmek isteriz, onların yanında kendimizi güvende hissederiz.
Hele hele sorumluluk yükü altında ezilen bir yönetici, sizin de kendisi gibi sorumluluk hissi taşıdığınızı görürse sizi kendisine yakın hisseder.
Küçücük davranışlar fark yaratır, sizi bir gruptan alıp diğerine koyar.
14- Elinizdeki işi bitirdikten sonra kimsenin sormasını beklemeyin. Size o işi veren kişiye işi bitirdiğinizi söyleyin ve “Yapabileceğim başka bir şey varsa yapmak isterim deyin.” Her iş yerinde ciddi bir iş yükü vardır. İnsanlar sizin o yüke omuz koymaya çalıştığınızı görürlerse size daha da fazla saygı duyarlar. Çünkü kendinizi onlardan biri, ekip ruhuna ait hisseden bir ekip üyesi olarak görürler.
Küçükken mahallede yakan top diye bir oyun oynardık. Top size geldiğinde zaman kaybetmeden elinizden çıkartmanız gerekirdi, yoksa elenirdiniz. Size bir iş verildiğinde aklınızdan çıkartmamanız gereken şey de budur. Süreçteki her işin bir ortalama tamamlama süresi vardır. Siz henüz stajyer olduğunuz için size iş verilirken öğrenme süreciniz de göz önünde bulundurulur. Yine de tüm gözler sizin üzerinizdedir. İşi bitirip teslim etmeden masanızda oturuyorsanız bu durum mutlaka dikkat çekecektir.
15- Çoğu iş yerinde ciddi bir iş yükü vardır. Öyle ki stajyerleri yanına çağırıp işi anlatacak, öğretecek zaman bile bulamazlar. Stajyer arkadaşımız da bir masada boş boş oturup sıkılmakla meşguldür. Yine de gözler onun üstündedir. Boş oturmaktan sıkılıp sıkılmadığınız gözlemlerler. Böyle bir durumda uygun bir dille sorumluluk vermelerini isteyebilirsiniz.
“Birimde herkesin çok yoğun olduğunu görüyorum. Herkesin omuzlarında ciddi bir yük var. Ben de elimden geldiği kadar yükünüzü hafifletmek isterim. Bana da bir şeyler verirseniz yardımcı olmak isterim.”
Bu basit birkaç cümleyle verdiğiniz mesaj gayet nettir: Boş oturmaktan rahatsızım, birimdeki iş yükünden kendimi sorumlu hissediyorum. Kendimi bu ekibin bir üyesi olarak görüyorum. Üstüme düşeni yapmak ve sizin işinizi kolaylaştırmak istiyorum.
16- Sizden önceki stajyerlerle ilgili onların bir algısı oluşmuş olabilir. “Bir şeyler öğrenip gidecekler, neden işi anlatıp zaman kaybedeyim ki?” Sizin bu şekilde konuşmanız çok ilgi çekecektir çünkü almak değil vermek istediğinizi görürler. Stajyer bile olsanız itibar ve saygı yaratırsınız.
17- İtibar demişken, iş yaşamı itibar algısı üzerine kurulmuştur. Elinizdeki işi teslim etmeden önce 2-3 defa kontrol edin. Hızlı ama hatalı çalıştığınız gibi bir izlenim yaratırsanız sonradan bu algıyı kırmakta zorluk çekersiniz. Araştırmalar ilk izlenimin kolay kolay silinmediğini gösteriyor.
18- Son teslim tarihlerine, toplantı başlangıç saatlerine özen gösterin. Bir toplantıdan diğerine apar topar panik içinde koşuşturmak zamanınızı yönetemediğiniz şeklinde bir algıya neden olur. İnsanlar zamana hükmeden, sakin insanların yanlarında kendilerini daha fazla güvende hisseder.
19- Mümkünse elinizde cep telefonu görülmesin. Özellikle ilk haftalarda cep telefonunuzu eğer mümkünse çekmeceye koyun, mesaj bildirimlerini sessize alın ve mesai saatleri içinde sosyal medyaya girmeyin.
20- Sigara kötü bir alışkanlıktır. Kullanıyorsanız da sık sigara aralarına çıkmayın. Siz kullanmıyorsanız ama birimde kullananlar varsa ara sıra onlarla sigara içme alanına uğramaya çalışın. İkram ederlerse sakın almayın, kötü bir alışkanlık. Sadece sigara sohbetlerini merak ettiğiniz için geldiğinizi söyleyin. O birkaç dakikada şirkette olup bitenlerle ilgili çok ilginç şeyler öğrenebilirsiniz.
21- Dedikodu yapmayın ama dedikoduya kulak kabartın. Dedikodu tarihin en eski haber alma sistemidir. Biriyle ilgili fikrinizi sorarlarsa kötü konuşmayın. Siz oraya girmeden önce insanların birbirleriyle ilgili olumsuz hikayeleri olabilir. Kendinizi hiç bilmediğiniz oyunlara alet etmeyin.
22- Her şirkette bazı birimler arasında rekabet veya sorunlar olabilir, pazarlamayla operasyon, satın almayla finans, iş birimleriyle IT gibi. Birimlerde ekip bilincini oluştururlarken birimler arası rekabetten faydalanılır. Bu tip sohbetlerde gaza gelip duygusal tepkiler vermeyin, kontrollü olmakta fayda var.
23- Kimseyi tanımadığınız bir şirkette işe yeni başladığınızda (yani ıssız bir adaya düştüğünüzde) insanlarla iletişime girmenin en kolay yolu masanıza göze güzel görünen bir kâse içinde kaliteli şekerler koymaktır. Yanınızdan geçen insanların şekerlerin cazibesine kapılarak masanıza uğradığını, size selam verip kâseden bir şeker aldığını ve sizinle sohbet açmaya çalıştığını göreceksiniz. Hatta şirketin en popüler stajyeri bile olabilirsiniz.
24- Yöneticilerinizin sizinle bağ kurmasına izin verin. Yöneticiler de tıpkı sizin gibi insanlardır, düştükleri günler de olur. Bazen hiç alakasız bir anda sizinle ilişkisi, ailesi, çocuğu, annesiyle arasında geçen bir konuyla ilgili özel bir paylaşım yapabilirler. Sizden bir soruna çözüm getirmenizi beklemiyor, sadece paylaşım yapma ihtiyacı vardır ve o an sırdaş olarak sizi seçmiştir. Yanından ayrıldıktan sonra özel bir konusunu tanımadığı biriyle paylaştığı için zaten kendisini sorgulayacak, durumu daha fazla zorlaştırmayın. Onunla aynı duygusal frekansa girip içtenlikle dinleyin, bir şey sorarsa samimiyetle cevaplayın, yardım talep ederse yardımcı olmaya çalışın yeterli.
25- İşyerinde insanlardan işle ilgili konularda yardım ve destek istemeye çekinmeyin. İnsanlar yardımcı oldukları insanlardan kendilerini sorumlu hissederler, onları koruyup kollamaya çalışırlar. Birilerine yardım etmek ve birilerinden yardım istemek etkili bir bağ kurma yöntemidir.
26- Diğer bölümlerdeki stajyerlerle bağlantıda kalın. Stajyerlerin yaptığı en büyük hatalardan biri de kendi bölümlerinde her şey yolundayken şirketteki diğer stajyerlerle iletişim içinde olmamaktır. Tüm stajyerlerden oluşan bir wp grubu çok işinize yarayabilir. Sizin şirket genelinde neler olduğunu daha yakından görmenize yardımcı olur. Şirket içi gelişmelerden haberdar olursunuz.
27- Kurumsal yapılarda, binlerce insanın çalıştığı genel müdürlük binalarında 3’lü, 4’lü, 5’li küçük wp grupları vardır. Bazı günlerde iş çıkışı birlikte kahve içmeye giderler. Bu tip küçük gruplar uzun yıllar önce kurulmuş, birbirlerini defalarca sınayıp güven bağı oluşturulan, samimiyetin ön planda olduğu güven alanlarıdır. Eğer kendinizi bir anda böyle bir gruba alınmış olarak görürseniz bilin ki bir şeyleri doğru yapmışsınızdır.
Yine de sizin her şeyi doğru yapmanız kadroya girmenizle sonuçlanmayabilir. Bir çoğumuz olumsuz sonuçlar aldığımızda özeleştiriler yapıyoruz. Ancak çoğu zaman bir işe kabul sürecinde adayın performansından daha da ön planda olan o dönem için organizasyonun nasıl bir model üzerinde odaklandığı ve bu model doğrultusunda bir araya getirmek istediği yapı taşlarıdır. Birçok değerli kısa dönem stajyer, organizasyonun hedeflediği sistem ve model doğrultusunda olumsuz neticeler alabilir. Bu durum çoğu zaman adayla ilgili değil, organizasyonun hedefindeki modelle ilgilidir.
Yani bir işe alım, pek çok bağımsız değişkenden oluşan düzensiz ve karmaşık denklemler gibidir. Ve bu değişkenlerin çok az kısmı adayla ilgilidir.
Stajyerlikten kadroya geçmek isteyenler için verdiğimiz pratik tüyoların meslek yaşamınız boyunca işinizi kolaylaştıracağına inanıyoruz. Moralinizi yüksek tutun ve mücadeleye devam edin.