Assesment Mülakatlarında Zamanın Etkin Kullanımı Sınavı
Assesment görüşmelerinde başarılı olmak için ajanda yönetimi ve zamanın etkin kullanımı konusunda yetkinliklerin geliştirilmesi gerekir. Çünkü en önemli yöneticilik yetkinliklerinden biri, zaman yönetimidir.
Bir üst pozisyon için yapılan Assesment sınavlarında, liderlik ve yöneticilik yetkinliklerinin yanında, adayın zamanın etkin ve verimli kullanımı konusundaki becerisinin de ölçülmesi hedeflenir.
Yönetici adayına bir senaryo verilir. Senaryoda, hepsinin yerine getirilmesi 25-30 saat alacak günlük iş listesi bulunmaktadır. Ve amaç adayın, bu işleri hangi sıralama ile yapacağı, hangilerini ise günlük ajandasının dışında bırakacağını görmektir. Adaya 15-30 dakikalık bir süre verip bu ajandayı sıralaması istenir. Bu senaryo sınavı, yönetici adayının vizyonunun ölçümlenmesi için de anlamlı fikirler verecektir.
Senaryoda neler vardır?
Adayımız, 2 haftalık bir izinden döner dönmez işe başladığı gün, kendisini yoğun bir iş programının içinde bulmuş olabilir. Veya yeni bir atandığı görevinde, henüz masasına kurulamadan yoğun bir temponun içine girmiş olabilir. Ya da yoğun programına yeni yetki ve sorumluluklar ilave edilmiş olabilir. Sınavı gerçekleştiren kurumun yaratıcılığı doğrultusunda çok sayıda farklı kurgular yapılsa da, özgün senaryo ne olursa olsun, ajanda tıka basa doludur.
Senaryodaki iş listesi kurumsal bir organizasyondaki günlük, haftalık ve aylık işlerden seçilir. Firmanın faaliyet alanına göre değişse de listede aşağı yukarı şu tarz işler vardır:
- Direkt bağlı olunan amirin kendisiyle öğlen yemeği yemek istemesi ya da onu bir toplantıya davet etmesi,
- Amirin kendisinin yerine bir toplantıya vekalet etmesini rica etmesi,
- İki level üst amirin (Genel Müdür gibi) bir konuda bilgi talebinde bulunması,
- Şirketin yasal bir yaptırımla karşı karşıya kalabileceği yasal yükümlülüklerin son günü
- Vergi ödemeleri,
- Vergi ödemesi ön çalışması
- Çözüm bekleyen süreli ve yasal bir durum
- Şirket aleyhine açılmış bir dava dosyasının incelenip cevap verilmesi
- Müşteri toplantıları
- Müşteri talepleri
- Müşteriye yapılan sevkiyatlar
- Müşterinin şirketi ziyareti
- Portföye yeni müşteri kazandırma çalışmaları
- Müşteri anketi sonucu değerlendirme
- Alınan bir mal veya hizmetteki oluşan sorun ile ilgili satıcıyla yapılacak görüşme
- Kurum içi toplantılar
- İşin kendisinin gereklilikleri
- Basın toplantıları
- Şirketin kurumsal imajını ilgilendiren bir faaliyet
- Diğer medyatik faaliyetler
- Hayır işleri
- Şirketin iç sistemleriyle ilgili işler
- Şirket içinde kendisiyle aynı unvandaki iş arkadaşlarının ziyaret talepleri ve şirket içi dedikodular için zaman ayırma
- Uzun telefon görüşmeleri gerektiren detay çalışmalar
- İç müşteri anketi sonuçları için değerlendirme toplantıları
- Tepe yönetimine yapılacak önemli bir sunum
- Sunum hazırlığı
- Personel aday mülakatları
- Ofis içi mobilya düzenlemelerinin yönetimi
- Kendi bölümünden çıkan hatalı bir işin düzeltilmesi
- Personele geri bildirim verilmesi
- Bölüm içi ilişkiler konulu işler
- Personel memnuniyetsizliği
- Eğitim daveti
- Kısa vadede karşılaşılması kuvvetle ihtimal olan bir sorun için önlem alınması
- Rakip ve pazar araştırmaları
- Strateji toplantıları
- Çocuğunun özel okul taksitinin ödenmesi
- Akşam evlilik yıldönümü kutlaması
- Çocuğun yılsonu gösterisine katılma
Şeklinde iş hayatı, sosyal hayat ve özel yaşamdan yüzlerce farklı seçenek listede yer alabilir. Tüm bu işlerden hangileri, hangi sıralama ile yapılırsa, başarılı bir yönetici olunur?
Listede ne kadar iş olursa olsun, başarılı bir assesment görüşmesi için ajanda yönetimi Ve zamanın etkin kullanımında dikkat edilmesi gereken kurallar şunlardır:
Yöneticinin Varlık Sebebi
Öncelikle her ne olursa olsun göz önünde bulundurulması gereken konu şudur ki: Yöneticinin varlık nedeni, içinde görev yaptığı organizasyondur. Bu nedenle ilk öncelik,şirketi herhangi bir risk ile karşı karşıya bırakmamaktır. Risk oluşturabilecek durumları öngörüp ortadan kaldırmak, önemli bir liderlik başarısıdır. Şirketin zararına sonuçlanabilecek, bir yaptırım konusu olabilecek ve kurumsal imajına zarar verebilecek yasal ve hukuki riskler, her zaman önceliklidir.
Kariyer Tehlikesi
Yapılmaması durumunda, yöneticinin şirketteki kariyerini tehlikeye atabilecekderecede önemli olan işler her zaman önceliklidir.
Delegasyon Yetkinliği
Bu olay çalışmasında, yöneticinin elindeki işleri, alt kadrolara delege etme yetkinliği de görülmek istenir. Bu nedenle birimin günlük işleri ve raporlama için hazırlık çalışmaları gibi işlerin delege edilmesi beklenir.
Delagasyonda Kırmızı Çizgi
Asla delege edilmeyecek işler vardır. Bir ekip üyesine geri bildirim verme işi, tepe yönetimine yapılacak sunum, direkt bağlı olunan amir ile öğle yemeği gibi.
Kriz Çözümü
Bir lider, kriz halini almış problemleri çözerek organizasyon içindeki varlık nedenlerini pekiştirir. Üstelik bu tür kararlar şirketin iş akışındaki tıkanmaların da önüne geçeceğinden liderin amirleri gözünde altın puanlar kazanmasını sağlar. Diğer taraftan kendi yönetimi zamanında olmamış, eskiden beri süregelen ve sürekli halının altına süpürülmüş sorunların çözü lidere itibar kazandıracaktır.
Söylentiler
Şirket içi dedikodular zaman kaybı olarak görülmemelidir. Unutulmamalıdır ki, söylenti ve dedikodular çoğu zaman gerçek çıkar. Yukarılarda kendisini ve sorumlu olduğu bölümü ilgilendiren değişiklikler üzerine konuşuluyor olabilir. Yöneticinin, gerekli stratejik hamleleri zamanında yapabilmesi için bu söylentilerden önceden haberdar olması gerekir. Böylece organizasyondakideğişim ve dönüşüm kararlarını ilk duyduğunda istenmeyen bir tepki vermekten kaçınmış olur. Çünkü her zaman ilk verilen tepki akıldakalır.
